מסך מסמכים

מסך המסמכים מרכז בלשונית אחת את כל המסמכים שהופקו במערכת, ובלשונית שניה את הטיוטות שטרם הופקו.דרך המסך ניתן ליצור מסמכים חדשים ולבצע פעולות על מסמכים קיימים, כגון הצגה, הורדה, סגירה או ביטול.
בנוסף, המסך מאפשר סינון ומיון מתקדמים לפי סוג מסמך, טווח תאריכים, סכום או מפתח לקוח.

📊 טבלת המסמכים

הטבלה מציגה עבור כל מסמך:

  • תיבת סימון – המיועדת לביצוע פעולה על מספר מסמכים יחד.
  • מזהה – מספר ייחודי לכל מסמך. לוחצים על המספר (הכחול) כדי לפתוח את המסמך.
  • אסמכתא – מספר המסמך.
  • תאריךתאריך המסמך.
  • סוג מסמך – למשל: חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס-קבלה, הצעת מחיר, עסקה, הזמנה ועוד.
  • מפתח לקוח – מספר הלקוח לו הופק המסמך. לוחצים על מפתח הלקוח (בכחול) כדי לפתוח את כרטיס הלקוח.
  • שם לקוח – שם הלקוח כפי שנרשם במסמך.
  • סכום – סה"כ במסמך (מחיר כולל מע"מ)
  • פעולות– הטור השמאלי בטבלה מציג סמלים של פעולות על המסמכים, הסבר מפורט בהמשך.

שדות המזהה והלקוח מופיעים בכחול – וניתן ללחוץ עליהם כדי לעבור למסמך או לכרטיס הלקוח.

💡 טיפ: ניתן ללחוץ על כותרת עמודה כדי למיין את הרשימה (לפי סוג, סכום, תאריך או מפתח).

 

📘 פעולות עיקריות על מסמכים

בכל שורה בטבלה מופיעים סמלים המאפשרים פעולות שונות בהתאם לסוג המסמך והסטטוס:

חלק מהאפשרויות מופיעות רק אם הן מתאימות לסוג המסמך ולמצבו (האפשרות "ביטול" תוצג רק למסמכים שניתן לבטל, והאפשרות "מחיקה" תוצג רק לטיוטות).

🔍 חיפוש מסמכים

בשורת החיפוש ניתן להקליד אחד מהפרטים הבאים:

  • מזהה מסמך

  • אסמכתא

  • מפתח לקוח

  • שם לקוח

המערכת תציג באופן מיידי רק את המסמכים שתואמים לערך שהוקלד.

💡 החיפוש הוא חופשי — ניתן להקליד חלק מהמידע בלבד, והמערכת תשלוף את כל התוצאות הרלוונטיות.

📘 סינון ומיון מתקדם

המסך כולל מספר אפשרויות סינון:

1. סוג מסמך

ניתן להציג רק סוג מסמך מסוים (כגון “חשבונית מס”, “קבלה”, “הזמנה”, “טיוטה”, ועוד).

2. טווח תאריכים

בחירה מתוך רשימה קבועה:

  • חודש נוכחי
  • חודש קודם
  • שנה נוכחית
  • שנה קודמת
  • רבעון 1–4
    או בחירה ידנית באמצעות לוח שנה.

3. סינון לפי סכום

הזנת טווח סכומים "מ-" ו"עד-".

4. איפוס סינון

כפתור האיפוס מחזיר את כל המסמכים לתצוגה מלאה.

⚙️ פעולות נוספות

יצירת מסמך חדש

ניתן ליצור מסמך חדש מכל סוג (חשבונית, קבלה, הצעת מחיר ועוד) באמצעות כפתור “יצירת מסמך” המופיע בראש המסך.
לאחר הלחיצה ייפתח מסך ייעודי להגדרת כל פרטי המסמך.

ייצוא רשימת מסמכים ל-Excel

ניתן להוריד את רשימת המסמכים המלאה כקובץ Excel לצורך גיבוי, ניתוח נתונים או עבודה חיצונית.
לביצוע הפעולה, לחיצה על כפתור ה־

🔒📄 סגירת מסמכים

ניתן לבחור כמה מסמכים בבת־אחת (באמצעות סימון בתיבות הבחירה בצד ימין בטבלה) ולבצע סגירה מרוכזת.
⚠️ שימו לב: ניתן לסגור מספר מסמכים יחד רק אם הם שייכים לאותו חשבון לקוח.

מחיקה

בלשונית טיוטות ניתן למחוק יחד כמה מסמכי טיוטה. מסמנים את הטיוטות בתיבת הסימון בצד ימין בטבלה, ולוחצים על כפתור ה-

💡 טיפים שימושיים

  • לחיצה על מזהה מסמך תעביר ישירות למסך המסמך.
  • לחיצה על מפתח לקוח תעביר למסך פרטי הלקוח.
  • מסמכים במצב טיוטה ניתנים לעריכה ומחיקה לפני הפקה.
  • ניתן לשכפל מסמך כדי ליצור בקלות מסמך דומה עבור אותו לקוח.
  • מומלץ לבצע סינון לפי חודש או שנה כדי לייעל את החיפוש בעת עבודה שוטפת.
  • לאחר הפקת מסמך לא ניתן לעורכו, חשוב לוודא שפרטי הלקוח והסכומים נכונים לפני הפקת המסמך.