מסך המסמכים מרכז את כל המסמכים שהופקו במערכת, לצד מסמכים הנמצאים במצב טיוטה שטרם הושלמו.
דרך המסך ניתן ליצור מסמכים חדשים ולבצע פעולות על מסמכים קיימים, כגון הצגה, הורדה, סגירה או ביטול.
בנוסף, המסך מאפשר סינון ומיון מתקדמים לפי סוג מסמך, טווח תאריכים, סכום או מפתח לקוח.
📊 טבלת המסמכים
הטבלה מציגה עבור כל מסמך:
- מזהה – מספר ייחודי לכל מסמך (לחיץ → מעבר למסך המסמך)
- אסמכתא – מספר המסמך
- תאריך – תאריך המסמך
- סוג מסמך – למשל: חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס-קבלה, הצעת מחיר, עסקה, הזמנה ועוד.
- מפתח לקוח – מספר הלקוח אליו שייך המסמך (לחיץ → מעבר למסך הלקוח)
- שם לקוח – נלקח מתוך כרטיס החשבון וניתן לשינוי
- סכום – סה"כ במסמך
💡 טיפ: ניתן ללחוץ על כותרת עמודה כדי למיין את הרשימה (לפי סוג, סכום, תאריך או מפתח).
שדות המזהה והלקוח מופיעים בכחול – וניתן ללחוץ עליהם כדי להיכנס ישירות למסך המסמך או למסך הלקוח.
📘 פעולות עיקריות על מסמכים
בכל שורה בטבלה מופיעים אייקונים שמאפשרים פעולות שונות בהתאם לסוג המסמך וסטטוסו:
📄 הצגה – פותח את המסמך בחלון תצוגה.
⬇️ הורדה – מוריד את המסמך כקובץ PDF.
✖️ ביטול מסמך – מבטל מסמך (רלוונטי למסמכים שניתנים לביטול).
🔒 סגירת מסמך – סוגר מסמך — לרוב לאחר הפקת מסמכי המשך.
📑 שכפול – יוצר מסמך חדש שמבוסס על המסמך הנוכחי.
🔄 שחזור מקור – הצגת מסמך המקור במקרה של ביטול.
כל פעולה מופיעה רק אם היא מתאימה לסוג המסמך ולמצבו (לדוגמה — רק במסמך שלא בוטל תוצג האפשרות “ביטול”).
🔍 חיפוש מסמכים
בשורת החיפוש ניתן להקליד אחד מהפרטים הבאים:
מזהה מסמך
אסמכתא
מפתח לקוח
שם לקוח
המערכת תציג באופן מיידי רק את המסמכים שתואמים לערך שהוקלד.
💡 החיפוש הוא חופשי — ניתן להקליד חלק מהמידע בלבד, והמערכת תשלוף את כל התוצאות הרלוונטיות.
📘 סינון ומיון מתקדם
המסך כולל מספר אפשרויות סינון:
1. סוג מסמך
ניתן להציג רק סוג מסמך מסוים (כגון “חשבונית מס”, “קבלה”, “הזמנה”, “טיוטה”, ועוד).
2. טווח תאריכים
בחירה מתוך רשימה קבועה:
- חודש נוכחי
- חודש קודם
- שנה נוכחית
- שנה קודמת
- רבעון 1–4
או בחירה ידנית באמצעות לוח שנה.
3. סינון לפי סכום
הזנת טווח סכומים "מ-" ו"עד-".
4. איפוס סינון
כפתור האיפוס מחזיר את כל המסמכים לתצוגה מלאה.
⚙️ פעולות נוספות
📄➕ יצירת מסמך חדש
ניתן ליצור מסמך חדש מכל סוג (חשבונית, קבלה, הצעת מחיר ועוד) באמצעות כפתור “יצירת מסמך” המופיע בראש המסך.
לאחר הלחיצה ייפתח מסך ייעודי להגדרת כל פרטי המסמך.
📥 ייצוא רשימת מסמכים ל-Excel
ניתן להוריד את רשימת המסמכים המלאה כקובץ Excel לצורך גיבוי, ניתוח נתונים או עבודה חיצונית.
לביצוע הפעולה,לחיצה על כפתור ה־📄
🔒📄 סגירת מסמכים
ניתן לבחור כמה מסמכים בבת־אחת (באמצעות סימון בתיבות הבחירה בצד ימין/שמאל הטבלה) ולבצע סגירה מרוכזת.
⚠️ שימו לב: ניתן לסגור מספר מסמכים יחד רק אם הם שייכים לאותו חשבון לקוח.
💡 טיפים שימושיים
- לחיצה על מזהה מסמך תעביר ישירות למסך המסמך.
- לחיצה על מפתח לקוח תעביר למסך פרטי הלקוח.
- מסמכים במצב טיוטה ניתנים לעריכה לפני הפקה.
- ניתן לשכפל מסמך כדי ליצור בקלות מסמך דומה עבור אותו לקוח.
- מומלץ לבצע סינון לפי חודש או שנה כדי לייעל את החיפוש בעת עבודה שוטפת.
- לשמירה נכונה – אל תשכח ללחוץ על שמירה בכל עריכה.
⚠️ אזהרות
ביטול מסמך הוא פעולה חשבונאית — יש לבצע רק אם אין ברירה.
לאחר סגירת מסמך לא תמיד ניתן לערכו מחדש.
חשוב לוודא שפרטי הלקוח והסכומים נכונים לפני הפקת המסמך, משום שחלק מהמסמכים אינם ניתנים לשינוי לאחר ההפקה.