הפקת מסמך חדש

ראשי ← מסמכים ← יצירת מסמך חדש

מסך יצירת מסמך חדש מאפשר להפיק כל סוג מסמך במערכת — חשבונית, חשבונית עסקה, הצעת מחיר, תעודה ועוד.
בתהליך ההפקה מזינים את פרטי הלקוח, ממלאים פרטי מסמך, מוסיפים פריטים, בודקים את הסיכום ומפיקים את המסמך.
המסך כולל גם הגדרות מתקדמות ויכולת בחירת פריטים מרשימת הפריטים המלאה.

📑 בחירת סוג מסמך

בעת לחיצה על כפתור "יצירת מסמך" נפתחת רשימה של כל סוגי המסמכים הזמינים:
חשבונית מס, חשבונית מס-קבלה, חשבונית עסקה, קבלה, הצעת מחיר, הזמנה, תעודת משלוח, תעודת זיכוי ועוד.

בחר את סוג המסמך הרצוי — המסך יתעדכן בהתאם לשדות הרלוונטיים.

💡 קבלה ו־חשבונית מס-קבלה כוללות שדות ופעולות ייחודיים, ולכן עבורן יש מדריכים נפרדים.

📝 פרטים

בקטע זה מזינים פרטים הקשורים ללקוח:

  • מפתח לקוח – הקלדה של תחילת המספר תציג רשימת לקוחות קיימים.

  • שם לקוח – מתמלא אוטומטית לאחר בחירת מפתח.

  • דוא"ל / טלפון / כתובת / עיר – שדות מידע כללי.

  • תאריך – תאריך המסמך

  • תאריך ערך – תאריך תשלום

  • מספר מזהה – מספר פנימי שנוצר אוטומטית על-ידי המערכת לאחר הקלדת מפתח הלקוח ופתיחת המסמך.
    המספר משמש לזיהוי וניהול המסמך במערכת.

טיפ: ניתן להתחיל להקליד שם לקוח או מפתח לקוח — המערכת תציג התאמות באופן מיידי.

⚙️ הגדרות מסמך

בלחיצה על כפתור "הגדרות" יופיעו אפשרויות נוספות הקשורות לאופן התמחור והמע"מ במסמך:

1️⃣ האם מחירי הפריטים כוללים מע"מ

כאשר מופעלת אפשרות זו, ניתן להקליד את מחיר הפריט כמחיר כולל מע"מ.
התוכנה תבצע באופן אוטומטי חילוץ של רכיב המע"מ באמצעות הוספת שורת הנחה טכנית לפריט.
שורה זו אינה משקפת הנחה אמיתית, אלא משמשת לצורך חישוב נכון של בסיס המס.

💡 למה זה שימושי?
האפשרות נועדה ללקוחות שמזינים מחירים כולל מע"מ ורוצים לחסוך את הצורך לחשב ידנית את סכום המע"מ לכל פריט.

2️⃣ האם המסמך חייב/פטור ממע"מ

קובע האם המסמך יחויב במע"מ או יוצג כפטור, בהתאם לסוג העסקה.

טיפ חשוב:
הגדרות אלה משפיעות ישירות על תוצאות הסיכום והתמחור במסמך — מומלץ לבדוק אותן לפני הוספת פריטים.

➕ הוספת פריטים למסמך

יש שתי דרכים להוסיף פריטים:

1️⃣ הוספת שורה ידנית

באמצעות "הוספת שורה" ניתן להוסיף פריט אחד בכל פעם ולמלא:
שם פריט / כמות / מחיר / מטבע / אחוז הנחה.

2️⃣ הוספה מרשימת פריטים

כפתור "הוספה מרשימת פריטים" פותח חלון גדול ובו:

  • חיפוש פריטים לפי שם או מפתח

  • בחירת כמה פריטים יחד

  • קביעת כמות ומחיר לכל פריט

  • סימון פריטים להוספה בלחיצה אחת

לאחר בחירה — לחץ "הוספה" והפריטים יופיעו בטבלה במסמך.

טיפ: ניתן להוסיף מספר פריטים בבת אחת — חוסך זמן בהפקת מסמכים גדולים.

📊 טבלת הפריטים במסמך

לאחר ההוספה, הפריטים מוצגים בטבלה הכוללת:

  • מפתח פריט

  • שם פריט

  • מחיר

  • כמות

  • אחוז הנחה

  • סכום כולל

השדות ניתנים לעריכה ישירות מתוך הטבלה.

טיפ: שינוי כמות/מחיר/הנחה יעדכן באופן מיידי את הסיכום.

✏️ הערות למסמך

שדה ייעודי שבו ניתן להוסיף:

  • הערות פנימיות

  • טקסט שיופיע על גבי המסמך

  • פרטים ללקוח

השדה תומך גם בהערות ארוכות.

🧮 סיכום המסמך

הסיכום כולל:

  • סכום ביניים

  • אחוזי הנחה (אם קיימים)

  • סכום לפני מע"מ

  • סכום מע"מ

  • סכום כולל לתשלום

 

בשלב זה ניתן לבחור בין:

⬅️ הפקה

מפיק את הקבלה ושומר אותה במסמכים.

❌ מחיקה

מאפשר למחוק את הקבלה לפני הפקה בלבד.

🔎 תצוגה מקדימה

פותח תצוגה מקדימה של הקבלה לפני הפקה.

⚠️ אזהרה: הפקה משנה את סטטוס המסמך ל“הופק” והוא נחשב רשמי.  לא ניתן למחוק מסמך לאחר הפקתו.

💡 טיפים שימושיים

⭐ שימוש ב"הוספה מרשימת פריטים" מזרז את תהליך יצירת המסמך.
⭐ מומלץ למלא את כל פרטי הלקוח לפני הוספת פריטים כדי למנוע טעויות.
⭐ ניתן לשמור כטיוטה אם רוצים להשלים את המסמך במועד אחר.
⭐ הגדרות מע"מ משפיעות על המחיר הסופי — בדוק אותן לפני ההפקה.

⚠️ אזהרות

  • ביטול מסמך הוא פעולה חשבונאית — יש לבצע רק אם אין ברירה.

  • לאחר סגירת מסמך לא תמיד ניתן לערכו מחדש.

  • חשוב לוודא שפרטי הלקוח והסכומים נכונים לפני הפקת המסמך, משום שחלק מהמסמכים אינם ניתנים לשינוי לאחר ההפקה.